Algemene voorwaarden Lifestylefotografie / Geboortefotografie / Huwelijksfotografie
Onderstaande algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle fotografie door Karen Van Lierde, handelt onder de naam: KarenVL Photography CommV
Bij het boeken van een fotoshoot of complete reportage gaat u akkoord met de algemene voorwaarden van Karen Van Lierde. Deze zijn hieronder na te lezen. 
Toepasselijkheid van de Algemene Voorwaarden van de wederpartij wordt hierbij uitdrukkelijk van de hand gewezen.
Gegevens fotograaf
Website: www.karenvanlierde.com
Telefoon : +32 472 511319
Kbo : 0793.942.822. BTW : BE0793.942.822  

Offertes
Offertes zijn geheel vrijblijvend, tenzij uitdrukkelijk anders is overeengekomen. Bij de opdracht is inbegrepen in wat je offerte staat. 
De prijzen genoemd in offertes zijn twee weken geldig. Alle genoemde prijzen in offertes zijn inclusief wettelijke belastingen (BTW) binnen België.
Nadat de offerte is betaald, wordt de offerte een overeenkomst en wordt de betreffende shoot/reportage definitief gereserveerd. 

Wijzigingen in de offerte
Het pakket kan niet worden verkleind. Indien het pakket na boeking wordt uitgebreid naar een ruimer pakket gelden de op dat moment geldende tarieven, welke kunnen afwijken van de tarieven in de offerte, omdat de tarieven van KarenVL Photography CommV regelmatig kunnen wijzigen door prijsstijgingen.
Toepassing van de Algemene Voorwaarden van de wederpartij wordt hierbij uitdrukkelijk van de hand gewezen. Met het ondertekenen of aangaan van een overeenkomst van KarenVL Photography CommV geeft de opdrachtgever aan op de hoogte te zijn van deze voorwaarden.
Aanvullend vindt u hier onder de aanvullende voorwaarden welke specifiek gelden voor de diensten van KarenVL Photography CommV. 

Locaties
Voor fotografie op locatie: Men is zelf verantwoordelijk voor het kiezen van de definitieve locatie voor de fotoshoot. KarenVL Photography denkt uiteraard graag mee en kan adviseren. Wanneer KarenVL Photography een locatie afraadt omwille van bijvoorbeeld de lichtomstandigheden ligt de verantwoordelijkheid bij de klant indien niet tevreden over de beelden. Door ervaring probeert KarenVL Photography CommV de beste locaties aan te raden.

Levering fotomateriaal
De bewerkte foto’s worden in hoge resolutie in jpg, binnen 3 weken na de datum van de shoot afgeleverd. Voor een huwelijksreportage geldt de levertermijn van 6 weken. De beeldselectie van de reportage wordt door KarenVL Photography gedaan, er is geen inzage in de bestanden mogelijk en de nabewerking wordt door KarenVL Photography bepaald. Hierin heeft de opdrachtgever geen inspraak. KarenVL Photography verwacht dat de klant haar portfolio bekeken heeft en wanneer de klant toestemt met een reportage dit ook doet met de bewerking. Alle files worden ge-edit op een gekalibreerd scherm voor maximale kwaliteit in het album.
Het minimum van foto’s is afhankelijk van reportage tot reportage. Er kan na de shoot keuze gemaakt worden uit 15 beelden, 30 of alle beelden (ongeveer 100). RAW bestanden worden niet geleverd, aangezien het eindresultaat na editen het eindproduct is waar KarenVL Photography voor staat. 

Algemeen
Het is niet toegestaan de door KarenVL Photography aangeleverde foto’s zelf nog bij te snijden (foto anders kaderen) of te bewerken d.m.v. kleur- en andere bewerkingsfilters via telefoon, Instagram, Facebook, Photoshop etc. De foto's dienen altijd in originele staat, zoals aangeleverd door KarenVL Photography gebruikt te worden. 

Foto’s en gebruik (zie ook auteursrecht)
De fotograaf mag naar eigen, creatieve, inzicht de foto’s maken. De opdrachtgever mag de foto’s zoveel laten bijmaken als men zelf wil en uiteraard gebruiken voor privé-doeleinden. De foto’s mogen op social media natuurlijk ook gewoon gedeeld worden; vermeld aub wel altijd de website of zakelijke Instagramaccount of Facebookpagina van KarenVL Photography, kortom met de naamsvermelding er duidelijk bij.
Publicatie van de afbeeldingen op een persoonlijke website (dus niet commercieel) is toegestaan, mits gebruik gemaakt wordt van de volgende copyright vermelding (foto: KarenVL Photography ). 

Auteursrecht
Het auteursrecht van de foto berust ten alle tijden bij de fotograaf. Het is niet toegestaan foto’s van fotograaf, in welke vorm dan ook, aan te passen en deze vervolgens op internet te plaatsen.
Bij het leveren van de foto’s heeft de opdrachtgever recht tot reproductie voor eigen gebruik. 
Het is de opdrachtgever niet toegestaan om bestanden voor commerciële of non-profit bedrijven te gebruiken en/of te publiceren in gedrukte media of op internet, tenzij hiervoor een licentie is afgegeven, Zo niet gelden de tarieven zoals ze te vinden zijn op de gebiste van Sofam. Het is tevens niet toegestaan foto’s in te sturen naar fotowedstrijden zonder nadrukkelijke toestemming van de fotograaf. De klant geeft de fotograaf toestemming voor het gebruik van de gemaakte foto’s voor promotie doeleinden. Zoals, maar niet beperkt tot; blog, portfolio, social media, flyers, exposities, wedstrijden. De klant kan schriftelijk of per email vóór de fotoshoot aangeven hier bezwaar tegen te maken. De fotograaf zal dan de foto’s niet gebruiken. KarenVL Photography / Karen Van Lierde zal geen foto’s, zonder overleg en toestemming, online plaatsen. 

Meefotograferen
Er zullen naast de fotograaf geen andere professionele fotografen ingehuurd worden voor de betreffende opdracht. Overige personen in de hoedanigheid van gasten of familie is het toegestaan te fotograferen, echter zonder daarbij de fotograaf te hinderen of de door de fotograaf gekozen poses en settings e.d. ‘mee’ te fotograferen. Mochten gasten zich hinderlijk opstellen en fotograaf hierdoor belangrijke momenten missen, of wanneer gasten gebruik maken van flitslicht, waardoor belangrijke momenten worden gemist en/of niet kunnen worden vastgelegd zoals gewenst, dan kan de fotograaf hier niet aansprakelijk voor worden gesteld.
Indien de opdrachtgever een professionele videograaf inhuurt, dan zal de opdrachtgever aangeven of fotograaf of videograaf de momenten moet vastleggen op het moment dat het niet mogelijk blijkt samen te werken vanaf het beste punt. KarenVL Photography zal haar best doen tot het beste eindresultaat te komen voor zowel videograaf als fotograaf. 

Bewaren bestanden
De klant is zelf verantwoordelijk voor het maken van een back up van de aangeleverde bestanden. Bestanden worden door de fotograaf sowieso een jaar bewaard (ook op de online galerij) vanaf het moment van afleveren van de foto’s. Het is aan te raden om zelf een aantal kopieën te maken als back up! Niet gebruikt materiaal is in een later stadium niet opvraagbaar of opeisbaar. Zie voor meer informatie de privacyverklaring, die terug is te vinden op (website). 
Producten 
Fotoproducten kunnen via de online galerij besteld worden. Dit is geen verplichting. Mocht de klant een bestelling willen doen via een andere weg is dit steeds mogelijk. KarenVL Photography garandeert dan niet de kwaliteit van deze leveranciers.
Een uitgebreid album zoals bij een huwelijks- of newbornreportage wordt door KarenVL Photography samengesteld. Bij een huwelijk kan de klant 2 maal veranderingen aanbrengen.
Levertijd van de producten verschilt per product en kun je (globaal) aanvragen bij de bestelling. Echter levert dit geen garantie. KarenVL Photography is daarbij immers afhankelijk van derde partijen (drukker, bezorgdienst, etc.).
Schade aan producten moet binnen 2 dagen na ontvangst kenbaar gemaakt te worden. Hierna vervalt recht op een nieuw product. Bestelde producten kunnen niet worden geretourneerd. U kunt zich niet beroepen op het beroepingsrecht aangezien het om maatproducten gaat.
Fotograaf werkt met een professioneel gekalibreerd beeldscherm welke is geoptimaliseerd voor een minimaal kleurverschil bij het drukken van fotoafdrukken. Het is mogelijk dat de klant op zijn/haar beeldscherm de kleuren anders ervaart. 
Fotograaf is niet aansprakelijk wanneer het eindproduct afwijkt van de kleurweergave op het beeldscherm van de klant.
Klant heeft bij afwijkende kleurweergave ten opzichte van zijn/haar eigen beeldscherm geen recht op een nieuw product, terugstorten van de betaling of een andere vergoeding. 

Betalingen

Betaling na ontvangst van de factuur, binnen 30 dagen na factuurdatum, tenzij anders vooraf is overeengekomen.
Indien de betaling niet voldaan is op de uiterste datum, 30 dagen na factuurdatum, krijgt u een herinnering ter betaling.
Alle bedragen die 14 dagen na datum op de herinneringsmail niet zijn betaald, leveren van rechtswege, zonder voorafgaande ingebrekestelling een intrest op van 1% per maand op het nog uitstaand bedrag en een forfaitaire schadevergoeding van 15% van het factuurbedrag, met een minimum van €75,- tenzij een grotere schade bewezen wordt. Deze verhoging is gerechtvaardigd wegens de last en moeilijkheden, de kosten van briefwisseling, het tijdverlies, de moeilijkheden in boekhouding en het gebrek betreffende het beschikken over het niet-betaalde bedrag. Het voorschot komt van rechtswege toe aan de fotograaf en wordt verrekend met voormelde schadeloosstelling. De afstand van rechten gaat slechts in op het ogenblik van de volledige betaling van de vergoeding voor afstand van rechten.  
Bij een familie-, newborn-, zwangerschaps-, geboortereportage of huwelijksreportage komt de overeenkomst definitief tot stand na ontvangst van de storting van het voorschot. Dit voorschot bedraagt 30% van het totale factuurbedrag of €700 voor een huwelijksreportage. Dit voorschot dient voldaan te worden binnen 30 dagen na de schriftelijke aanvaarding van de opdracht en/of bestelling door de fotograaf. Indien het voorschot niet tijdig wordt voldaan, heeft de fotograaf het recht om de overeenkomst eenzijdig te beëindigen, zonder voorafgaande ingebrekestelling, zonder dat voorafgaande toestemming moet worden gevraagd aan de Rechtbank en zonder dat de fotograaf schadevergoeding verschuldigd is van welke aard ook.
Het resterende bedrag wordt betaald voor het afleveren van de foto’s.
De overeenkomst tussen de fotograaf en de opdrachtgever komt tot stand voor één specifieke datum of verschillende data. Enkel deze datum of data worden door de fotograaf ingeboekt en door middel van het voorschot definitief bevestigd (zie hierboven). Indien de opdrachtgever de datum wil verplaatsen naar een ander tijdstip, om welke reden dan ook, zal de fotograaf een administratieve kost van €200 aanrekenen.

Extra kosten
Inclusief in de prijs zit een verplaatsingskost tot 50km. Daarboven wordt de kilometervergoeding gerekend die elk jaar verschijnt en wijzigt in het Belgisch Staatsblad. Indien er een vergunning nodig is om te parkeren tijdens de fotoshoot, dan zal er een vergunning worden geregeld voor KarenVL Photography. Op deze manier wordt voorkomen dat fotograaf de auto eerst op grote afstand moet parkeren en hierop moet worden gewacht. Kosten voor betaald parkeren zijn bij de prijs inbegrepen. Bij een huwelijksreportage zijn alle kilometers in de prijs inbegrepen.
Bij een huwelijksreportage van minstens 6u wordt er een maaltijd en dranken voorzien die KarenVL Photography kan nuttigen. 

Annulering en/of ziekte
Bij annulering of overmacht (bijvoorbeeld ziekte) van Karen Van Lierde wordt u z.s.m. op de hoogte gesteld. Karen Van Lierde regelt een back-up fotograaf en het bestaande contract loopt gewoon verder. Hier kunnen geen rechten en/of garanties aan worden ontleend, echter KarenVL Photography beschikt over een netwerk van (geboorte)fotografen die voor vervanging zorg kunnen dragen.
In het geval van schade door afwezigheid van de fotograaf (door onvoorziene omstandigheden zoals bijvoorbeeld ziekte) is de aansprakelijkheid van de fotograaf beperkt tot het terugbetalen van door de klant reeds voldane bedrag of het zoeken van vervanging indien gewenst. 
In geval van annulatie van een huwelijksreportage door de opdrachtgever na het tot stand komen van een overeenkomst (schriftelijk)  wordt de fotograaf als volgt vergoed:  
- in geval van annulatie tot 3 maanden voor de afgesproken huwelijksdatum, zal er een bijkomende annulatiekost van 50% op het saldobedrag van de eindfactuur verschuldigd zijn. Is er nog geen voorschot betaald zal deze  kost 75% van het totaalbedrag van de factuur bedragen. 
- in geval van annulatie tot 6 maanden voor de afgesproken huwelijksdatum, zal er een bijkomende annulatiekost van 25% op het saldobedrag van de eindfactuur verschuldigd zijn.  Is er nog geen voorschot betaald zal deze  kost 50% van het totaalbedrag van de factuur bedragen. 
- In geval van annulatie  voor 6 maanden  zal de kost  het voorschotbedrag bedragen.

Onmacht 
 In alle gevallen van schade door afwezigheid van de fotograaf door onvoorziene omstandigheden (bijvoorbeeld ziekte), is de aansprakelijkheid van de fotograaf beperkt tot het terugbetalen van door de klant reeds aan fotograaf voldane bedragen of door het aanbieden van één van de vervangende fotografen. Indien men kiest voor een terugbetaling zal deze binnen 10 werkdagen na de geboorte geschieden. KarenVL Photography zal, indien gewenst door de opdrachtgever, proberen binnen haar netwerk een vervangende fotograaf te regelen voor de geboortedag of huwelijksdag, echter kunnen hier geen rechten aan worden ontleend. De opdrachtgever betaalt bij het inschakelen van een back- up-fotograaf het bedrag aan KarenVL Photography, zoals eerder overeengekomen. De back-up-fotograaf en Karen Van Lierde regelen onderling de verdere financiële afwikkeling. Voor andere reportages wordt deze onderling naar een andere datum verzet.
Bij diefstal of plotseling (onverwachts) technisch falen van apparatuur gedurende de uitvoering van de opdracht, waaronder maar niet beperkt tot het verliezen of falen van computers, camera(s), geheugenkaarten of ongeval zal de opdracht voor zover mogelijk is naar beste kunnen worden uitgevoerd en/of bewerkt. De opdrachtgever kan de fotograaf voor dergelijke onvoorzienbare omstandigheden niet in gebreken stellen, noch vragen of eisen om vergoeding of schadeloosstelling. 
Bij tussentijdse verplaatsingen van locatie is KarenVL Photography niet verantwoordelijk voor onverwachte vertragingen, of planfouten waardoor zij fotomomenten mist. 
KarenVL Photography zal alle redelijke maatregelen treffen om de risico’s op technische problemen zoveel mogelijk te beperken en werkt met de professionele apparatuur van Canon in het hoogwaardig segment. KarenVL Photography zorgt voor een gedegen back-up en risicospreiding. Bij technische problemen is KarenVL Photography niet aansprakelijk voor eventueel geleden schade en/of gemaakte kosten. In geval van overmacht, bijvoorbeeld bij externe oorzaken zoals brand, file, diefstal of een defecte geheugenkaart is iedere aansprakelijkheid van KarenVL Photography uitgesloten.

Privacy en persoonsgegevens 
 KarenVL Photography zal in geen enkel geval persoonlijke gegevens (zoals adres, geboortedatum, telefoonnummer, emailadres, etc.) openbaar maken of doorgeven aan derden. Een kopie van de gemaakte afspraken, de overeenkomst & persoonsgegevens wordt indien nodig enkel gedeeld met een vervangende fotograaf.
Indien klant een product bestelt kan KarenVL Photography er voor kiezen deze rechtstreeks bij de opdrachtgever te laten bezorgen. In dat geval zullen de adresgegevens van de opdrachtgever worden doorgegeven aan de leverancier voor de verzending van het product.
In de bestandsnamen van foto’s worden geen persoonsgegevens gebruikt. Zo zullen de foto’s niet naar voren komen in online zoekmachines, wanneer er op de namen van opdrachtgevers wordt gezocht. 

Geboortefotografie 
 Iedere bevalling is anders en KarenVL Photography fotografeert de situatie zoals deze zich voordoet. Hierdoor kan het voorkomen dat de opdrachtgever niet de foto’s ontvangt die hij/zij voor ogen had (bijvoorbeeld een badbevalling wordt onverwachts een ziekenhuisbevalling).
De opdrachtgever mag verwachten dat Karen Van Lierde niet meer dan 30 minuten nodig heeft om zich klaar te maken om richting de overeengekomen plaats van de geboorte te vertrekken. Hierbij is geen rekening gehouden met de geschatte reistijd. De reistijd dient hier bij op te worden geteld.
Karen Van Lierde fotografeert zonder flitslicht. Hoewel er gebruik wordt gemaakt van lichtgevoelige apparatuur kan er zonder voldoende licht niet naar wens gefotografeerd worden. De opdrachtgever dient er voor zorg te dragen dat er voldoende licht aanwezig kan zijn in de ruimte waar de bevalling plaats zal gaan vinden. 
Met het voldoen van de betaling gaat de opdrachtgever akkoord met de wijze van betaling zoals vooraf in de offerte stond vermeld. Dit betekent in twee termijnen, een voorschot van 30% van het totaalbedrag en na de reportage het restbedrag van 70%. Een geboortereportage wordt alleen definitief gereserveerd na het bevestigen van de algemene voorwaarden van KarenVL Photography én het betalen van de voorschot.
Van het totaalbedrag betreffen €225,- reserveringskosten. Bij annulering van een geboekte geboortereportage zal dit bedrag, € 225, in geen enkel geval worden gerestitueerd. Wanneer er wordt geannuleerd binnen 3 maanden voordat de bevalling plaats zal gaan vinden, zal dit bedrag € 375 bedragen. 
Indien de opdrachtgever verzuimt KarenVL Photography / Karen Van Lierde in te lichten wanneer de geboorte/bevalling plaats vindt, is de opdrachtgever het totaalbedrag verschuldigd aan KarenVL Photography, dus óók een eventuele tweede termijn. Foto’s zullen pas worden aangeleverd, nadat aan alle betalingsverplichtingen is voldaan. 
Bij een geboortereportage ontvangt u een mini-album, tenzij anders is overeengekomen.  Wanneer door zorgverleners tijdens de bevalling wordt aangegeven dat fotograferen (al dan niet tijdelijk) niet (langer) is toegestaan, staakt KarenVL Photography haar activiteiten. Deze zullen weer opgepakt worden zodra door de zorgverleners wordt aangegeven dat dit weer is toegestaan. Wanneer de zorgverlener onverhoopt of onverwachts geheel de toegang weigert, waardoor KarenVL Photography de fotografie niet kan uitvoeren, zal er een vervangende reportage aangeboden worden, zoals bijvoorbeeld een fresh 48, een newborn, familie reportage,… De opdrachtgever kan de fotograaf voor dergelijke omstandigheden niet in gebreken stellen, noch vragen of eisen om vergoeding of schadeloosstelling.

Disclaimer 
 KarenVL Photography is niet verantwoordelijk voor enige schade die de klant kan lijden. KarenVL Photography geeft geen garanties voor schade die voortkomt uit het gebruik van haar diensten. Dit omvat, maar is niet beperkt tot, verlies van gegevens dat voortkomt uit technische schade, vertragingen, niet aankomen, of verkeerde aflevering, en alle onderbrekingen van diensten veroorzaakt door KarenVL Photography CommV.
      
 

algemene voorwaarden